Este Anexo integra os Termos de Licença da plataforma Ergondata e disciplina o tratamento de Dados Pessoais realizado pela Ergondata em nome do Cliente na disponibilização da Plataforma, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e com a regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Os termos com inicial maiúscula têm o significado dos Termos ou da LGPD.
1. Papéis das partes
1.1O Cliente é o controlador dos Dados Pessoais que insere, ou faz inserir, na Organização, e responde pela base legal, pela transparência aos titulares, pela minimização e pela licitude do tratamento que determina. A Ergondata é a operadora e trata os Dados Pessoais em nome do Cliente, segundo as suas instruções, nos limites deste Anexo.
1.2Em relação aos dados de identificação dos Usuários necessários à gestão da relação contratual e da segurança da Plataforma (nome, e-mail corporativo, registros de acesso), a Ergondata atua como controladora, na medida da finalidade própria, e trata tais dados conforme a sua Política de Privacidade.
2. Natureza do tratamento
2.1Dados tratados: dados operacionais e documentos dos processos do Cliente; identificação de Usuários; Dados Pessoais eventualmente inseridos nos fluxos pelo Cliente, por seus Usuários ou por Usuários Finais Externos (como nome, CPF, telefone e e-mail); anexos; registros de comunicação; credenciais de integração cifradas. Dados Pessoais sensíveis somente quando inseridos pelo Cliente, sob sua base legal, com as proteções adicionais da item 4.
2.2Finalidades: disponibilizar a Plataforma e executar, sob a configuração do Cliente, os workflows, agentes, automações, canais e integrações da Organização; medir o consumo; manter a trilha de auditoria; prestar suporte; cumprir obrigações legais.
2.3Titulares: colaboradores, prestadores, clientes, fornecedores, parceiros e demais pessoas naturais cujos dados o Cliente insira na Organização. Duração: a vigência do Termo da conta, o Período de Transição e os prazos de eliminação dos Termos.
3. Instruções do cliente
3.1As instruções do Cliente são as constantes dos Termos, do Termo da conta, deste Anexo, da Documentação e das configurações da Organização, inclusive as permissões e os níveis de autonomia atribuídos aos agentes. Instrução adicional é dada por escrito e, se implicar custo ou alteração de funcionalidade, é tratada por proposta específica.
3.2A Ergondata informa ao Cliente, sem demora, quando entender que uma instrução viola a LGPD, e pode suspender a sua execução até esclarecimento.
4. Obrigações da operadora
4.1A Ergondata obriga-se a:
a)tratar os Dados Pessoais somente para as finalidades da item 2, vedado o uso para finalidade própria, para treinamento de modelos compartilhados ou para comercialização;
b)assegurar que seus empregados e prepostos com acesso a Dados Pessoais estejam sujeitos a dever de confidencialidade e treinados em proteção de dados, com acesso administrativo nominal, com autenticação de múltiplos fatores e registrado na trilha de auditoria;
c)adotar medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger os Dados Pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, incluindo isolamento lógico por Organização, controle de acesso com negação por padrão, criptografia em trânsito e em repouso, custódia de credenciais em cofre com criptografia de envelope, cópias de segurança diárias e trilha de auditoria por ação, conforme a visão geral de segurança publicada e a ficha técnica disponibilizada sob acordo de confidencialidade;
d)aplicar a Dados Pessoais sensíveis, quando inseridos pelo Cliente, as mesmas medidas, com a criptografia e o controle de acesso configuráveis pelo Cliente na Organização;
e)auxiliar o Cliente, em até 5 (cinco) dias úteis da solicitação, no atendimento a requisições de titulares e de autoridades, na medida em que a Plataforma o permita, disponibilizando as funcionalidades de acesso, correção, exportação, anonimização e eliminação;
f)manter registro das operações de tratamento realizadas em nome do Cliente e disponibilizá-lo mediante solicitação;
g)comunicar ao Cliente os incidentes de segurança na forma da item 7;
h)ao término da relação, devolver ou eliminar os Dados Pessoais na forma da item 9.
5. Subprocessadores
5.1O Cliente autoriza a Ergondata a utilizar os subprocessadores constantes da lista pública mantida pela Ergondata em Lista de subprocessadores, que na data desta versão compreende: Amazon Web Services (infraestrutura integral), AWS Textract (OCR do pipeline de documentos), OpenAI e Anthropic (modelos de linguagem, na rota de repasse a custo), Resend (e-mail transacional), Meta Platforms (WhatsApp, quando habilitado) e Google e Microsoft (autenticação única).
5.2A Ergondata obriga os subprocessadores, por escrito, a nível de proteção equivalente ao deste Anexo e responde perante o Cliente pelos atos deles no tratamento de Dados Pessoais como se seus fossem.
5.3A inclusão ou substituição de subprocessador é comunicada ao Cliente com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por e-mail ao endereço indicado no Termo da conta ou por aviso no Console, ressalvada a substituição emergencial por indisponibilidade de provedor, comunicada imediatamente. O Cliente pode objetar, por escrito e de forma fundamentada, no prazo do aviso; não havendo solução razoável, o Cliente pode rescindir o Termo da conta quanto à funcionalidade afetada, sem multa.
5.4Na rota BYOK (Anexo D), o provedor de modelo é contratado pelo Cliente e não é subprocessador da Ergondata.
6. Transferência internacional
6.1A Plataforma é hospedada em infraestrutura da Amazon Web Services localizada nos Estados Unidos da América (região us-east-1), em conta dedicada da Ergondata, e os provedores de modelo de linguagem processam dados fora do Brasil. O Cliente, como controlador, autoriza a transferência internacional dos Dados Pessoais para essas finalidades.
6.2A Ergondata realiza a transferência com fundamento em cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD celebradas com os provedores, ou em outro mecanismo previsto no artigo 33 da LGPD e na regulamentação da ANPD, e com as medidas de segurança da item 4. A Ergondata disponibiliza ao Cliente, mediante solicitação, os documentos que fundamentam a transferência.
7. Incidentes de segurança
7.1A Ergondata comunica ao Cliente, sem demora injustificada e em até 48 (quarenta e oito) horas da ciência, a ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, informando a natureza dos dados afetados, os titulares envolvidos, as medidas técnicas e de segurança adotadas, os riscos relacionados e as providências em curso, e atualizando a informação à medida da apuração.
7.2A comunicação aos titulares e à ANPD é de responsabilidade do Cliente, como controlador, com o apoio da Ergondata na forma da item 4. A Ergondata elabora relatório do incidente com causa, impacto e medidas de não recorrência, entregue ao Cliente em até 10 (dez) dias úteis da contenção.
8. Direitos dos titulares
8.1A Plataforma disponibiliza ao Cliente as funcionalidades necessárias para atender os direitos dos titulares previstos no artigo 18 da LGPD: confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade em formato estruturado e informação sobre compartilhamento. Requisições de titulares recebidas diretamente pela Ergondata são encaminhadas ao Cliente em até 2 (dois) dias úteis, sem resposta ao titular, salvo instrução do Cliente ou exigência legal.
9. Retenção e eliminação
9.1Durante a vigência, a retenção dos Dados Pessoais segue exclusivamente a configuração da Organização definida pelo Cliente e as suas ações; a Ergondata não elimina nem altera Dados Pessoais por iniciativa própria, ressalvadas a ordem de autoridade competente e a remoção de conteúdo ilícito, comunicada ao Cliente. A trilha de auditoria é retida por, no mínimo, 12 (doze) meses, com janela adicional contratável, e é exportável pelo Cliente durante a vigência e no Período de Transição.
9.2Encerrado o Termo da conta, os Dados Pessoais permanecem acessíveis ao Cliente durante o Período de Transição dos Termos e são eliminados de forma definitiva em até 30 (trinta) dias após o seu fim, inclusive das cópias de segurança no ciclo de rotação, ressalvados os registros cuja guarda seja exigida por lei ou necessária ao exercício regular de direitos. A Ergondata emite declaração de eliminação a pedido.
10. Auditoria
10.1O Cliente pode, uma vez por Ciclo Anual, ou após incidente de segurança que tenha afetado sua Organização, verificar o cumprimento deste Anexo pela Ergondata, mediante notificação com antecedência mínima de 15 (quinze) dias úteis, em horário comercial, sem interrupção da operação, por si ou por auditor independente sujeito a compromisso de confidencialidade e que não seja concorrente da Ergondata, às expensas do Cliente.
10.2A verificação limita-se aos sistemas, processos e registros relacionados ao objeto dos Termos e é atendida preferencialmente por documentação, relatórios, certificações e evidências, com acesso a instalações apenas quando indispensável. Inconsistências identificadas são remediadas em prazo proporcional à sua criticidade, acordado entre as Partes em plano de ação, com comprovação ao Cliente.
11. Responsabilidade
11.1Cada Parte responde pelos danos que causar a titulares ou a terceiros em razão de tratamento em desconformidade com a LGPD ou com este Anexo, na medida da sua culpa, observados o teto e as exceções da cláusula de limitação de responsabilidade dos Termos. A Parte demandada notifica a outra em até 5 (cinco) dias úteis da ciência de reclamação, processo ou procedimento administrativo relacionado ao tratamento, e as Partes cooperam na defesa.
12. Encarregados e contatos
12.1O encarregado pelo tratamento de Dados Pessoais da Ergondata é indicado no Termo da conta e na Política de Privacidade; contato: privacidade@ergondata.ai. O Cliente indica o seu encarregado ou o contato responsável pela área de privacidade no Termo da conta.
13. Vigência
13.1Este Anexo vigora enquanto a Ergondata tratar Dados Pessoais em nome do Cliente, inclusive após o término do Termo da conta, até a eliminação prevista na item 9.
Histórico de versões
- v1.0Publicada em setembro de 2026, vigente desde 09/09/2026. Versão atual.PDF
Ergondata · Anexo C: Acordo de tratamento de dados pessoais · versão 1.0, setembro de 2026. Documento publicado no portal jurídico da Ergondata e incorporado por referência ao Termo de Plataforma da conta.